イベントへの出展を行う際、展示物の構成や設置を業者に委託するケースも多いと思います。
この場合、イベント会場での設営には立ち会ったほうが良いのでしょうか。
今回はイベント設営時の立ち会いについて解説していきますね。
▼イベント設営時の立ち会いは必要？
結論から言うと、業者に展示物の設営を任せた場合、立ち会いの必要はありません。
イベント会場での設営作業はおおむね開催日の2日前から始まります。
そこから完成までの全ての過程を見ておく必要はないでしょう。
■最終確認のみしっかりチェックを
設営時の立ち会いは不要とは言え、完成した展示物の確認はしっかり行ってください。
イベントの前日になると展示物が完成し、依頼主への引き渡しが行われます。
この時に依頼したとおりの設営になっているか、電気系統などは正常に作動するかなどを綿密にチェックしてください。
もし問題があればその場で担当者に修正を依頼しましょう。
全てが正常に完成し、稼働することを確認した上で受領してください。
■完成する予定時間を聞いておこう
業者に展示物の作成を依頼する時は、完成の予定時刻を確認しておきましょう。
前述のように、設営後は状況をチェックし問題があれば修正しなくてはなりません。
完成が遅いと修正が間に合わないこともあります。
スムーズに作業が終了するように、契約の段階から余裕を持ったタイムスケジュールを意識することをおすすめします。
▼まとめ
イベントの設営を業者に委託する際、設営作業への立ち会いは基本的に必要ありません。
完成までは業者にお任せください。
ただし完成後のチェックは依頼主様側でしっかり行うようにしてください。
発注したとおりの構成になっているか、電気系統の動作は正常かなどをご確認いただき、その上で受領しましょう。
信頼できる業者との二人三脚で、イベント展示を成功させてくださいね。