展示会への出展が成功するかどうかは、当日に向けてどれだけ準備できるかで決まります。
今回は展示会当日までのスケジューリングの一例をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
▼展示会当日までのスケジューリング
展示会の申し込み締め切りは、イベントの半年前くらいに設定されていることが多いです。
出展の申し込みを済ませた後は、以下のようなスケジューリングで準備をし、当日に備えましょう。
①イベントの6～5カ月前：スタッフの手配とマーケティング計画
展示会への出展には、イベント当日だけでなく展示物を用意するためのスタッフも必要です。
まずは誰がどのような役割をするかを明確にしましょう。
同時に、マーケティング計画の作成も必要です。
想定する客層を意識しながら、商品をアピールするための方向性を絞っていきましょう。
②イベントの5～3カ月前：必要書類の提出
イベントに出展する際は、さまざまな書類を提出しなければなりません。
必要書類はイベントによって異なります。
要項を見ながら不備のないように作成し、確実に提出しましょう。
③イベントの4～3カ月前：ブースのデザインを決める
当日の集客率はブースのデザインでおおむね決まってしまいます。
ブースの面積や場所なども考慮しながら、最適なデザインを作り上げてください。
④イベントの3～2カ月前：業者への発注
展示物の作成を業者に依頼する場合は、イベントの2カ前くらいをめどに発注を行いましょう。
デザインから全て任せる場合は少し余裕を持ってご相談くださいね。
⑤イベントの2カ月前～前日：当日に向けての追い込み
この時期になると、展示会当日に向けての最終的な準備段階に入ります。
搬入や搬出の手配、顧客への案内状の準備、販促物の準備、そして設営など、着実に進めていってください。
▼まとめ
展示会の準備は、イベントの半年前くらいから始まります。
まずは関わるスタッフの役割を決め、マーケティング計画の作成から始めてください。
その後は必要書類を提出し、ブースのデザインを決め、展示物の発注をしながら当日へ向けて進んでいきましょう。
綿密なスケジューリングを意識して、イベント出展を成功させてくださいね。